Vielen Nutzern ist es bislang kaum bewusst, doch das neue Outlook – offiziell „Outlook (new)“ genannt – bringt eine entscheidende Veränderung mit sich: Beim Einrichten von IMAP- und SMTP-Konten, auch von Drittanbietern wie Gmail oder GMX, werden nicht nur die Zugangsdaten, sondern auch sämtliche E-Mails über die Microsoft-Cloud verarbeitet. Der Zugriff erfolgt damit nicht mehr direkt vom Outlook-Client auf die Server des jeweiligen Mailanbieters, sondern stets über Microsofts Infrastruktur. Welche Folgen das hat, erklären wir in diesem Artikel.
Bereits 2023 berichtete Heise darüber, dass Microsoft die bisherige Mail-App sowie das klassische Outlook aus den Office-Suiten in Windows 10 und 11 durch das neue Outlook ersetzen will. Damals war die neue Version jedoch noch wenig verbreitet, sodass die kritisch diskutierten Konsequenzen bei vielen Anwendern kaum Beachtung fanden.
Heute sieht die Lage anders aus: Microsoft bewirbt Outlook (new) zunehmend offensiver und installiert es direkt als Bestandteil von Windows. Selbst im „alten“ Outlook Classic, das weiterhin Teil der Office-Suite und Microsoft 365 ist, weist Microsoft auf die neue Variante hin. Nutzer können über einen einfachen Schieberegler zwischen der bisherigen Mail-App und dem neuen Outlook wechseln – doch über die Tragweite dieses scheinbar harmlosen Knopfdrucks informiert Microsoft nur unzureichend: Outlook sendet nämlich ungefragt die Zugangsdaten in die Cloud.
Übertragung der Zugangsdaten in die Microsoft Cloud
Damit Outlook die Mails abrufen kann, müssen Nutzer ihre IMAP- und SMTP-Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) eingeben. Im neuen Outlook, aber auch mit dem Wechsel in das neue Outlook aus Outlook classic heraus, werden diese Daten an Microsoft-Server übertragen und dort gespeichert.
Der Mailabruf erfolgt nicht mehr direkt
Anders als klassische Mail-Clients verbindet sich das neue Outlook nicht mehr direkt mit den Servern von Gmail, Yahoo oder anderen Anbietern. Stattdessen werden alle Verbindungen über die Microsoft-Cloud geleitet.
Alle E-Mails bei Microsoft
Auch die Inhalte der E-Mails werden über die Microsoft-Cloud verarbeitet. Das bedeutet, dass sämtliche Nachrichten – egal ob von Microsoft-Konten oder Drittanbietern – zunächst auf Microsoft-Servern landen.
Das neue Outlook sendet ungefragt Zugangsdaten und E-Mails in die Microsoft Cloud: Die Auswirkungen für Nutzer
- Privatanwender: Wer Gmail, Yahoo oder andere Anbieter über Outlook nutzen möchte, muss akzeptieren, dass Microsoft die Zugangsdaten und Inhalte verarbeitet.
- Unternehmen: Firmen, die auf Microsoft 365 setzen, werden zunehmend auf das neue Outlook umgestellt. Dabei kann es zu Konflikten mit internen Datenschutzrichtlinien kommen.
Datenschutz und Kritikpunkte
Diese Vorgehensweise von Microsoft sorgt natürlich aus verschiedenen Gesichtspunkten für Kritik. Aber auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sieht diesen neuen Ansatz kritisch.
- Transparenzproblem: Viele Nutzer sind überrascht, dass ihre Mails nicht mehr direkt zwischen Client und Anbieter ausgetauscht werden, sondern über Microsoft laufen. Dies wirft Fragen zur Datensouveränität auf.
- Rechtliche Dimension: Für Unternehmen kann die Speicherung von Drittanbieter-Mails auf Microsoft-Servern problematisch sein, insbesondere wenn es um Compliance-Vorgaben oder Datenschutzgesetze wie die DSGVO geht.
- Technische Einschränkungen: Zudem berichten Anwender von Problemen bei der Einrichtung von IMAP-Konten. Teilweise werden Fehlermeldungen angezeigt, obwohl die Zugangsdaten korrekt sind.
Das neue Outlook sendet ungefragt Zugangsdaten und E-Mails in die Microsoft Cloud – Fazit
Das neue Outlook bringt eine grundlegende Architekturänderung: Statt direkter Kommunikation mit den Mailservern der Anbieter läuft alles über die Microsoft-Cloud. Damit erhält Microsoft Zugriff auf Zugangsdaten und Inhalte sämtlicher E-Mails – auch von Drittanbietern. Für Anwender bedeutet das Komfort durch zentrale Verwaltung, aber auch erhebliche Datenschutzrisiken und mögliche Compliance-Probleme.
Sie haben bereits im Outlook (classic) auf „Testen Sie das neue Outlook“ gedrückt? Dann wurden Ihre Zugangsdaten bereits an Microsoft übertragen und der gesamte E-Mail-Verkehr geht über Microsoft. Ein Wechsel zurück auf Outlook (classic) über den Schieberegler ändert daran leider auch nichts mehr. Wie Sie dennoch wieder eine direkte Verbindung zu Ihrem E-Mail-Provider herstellen könnten und damit die Synchronisation mit der Microsoft-Cloud abstellen könnten, zeigen wir in einem weiteren Artikel, der in Kürze erscheint.
Bine