Das neue Outlook sorgt für Überraschung: Ohne Ihr Zutun werden Zugangsdaten und E-Mails automatisch in die Microsoft-Cloud übertragen – selbst dann, wenn Sie in Outlook Classic lediglich auf „Testen Sie das neue Outlook“ geklickt haben. Während dies bei Microsoft-Adressen wie outlook.com technisch unvermeidbar ist, erwarten viele, dass Postfächer anderer Anbieter davon ausgenommen sind. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: Auch die Daten von Drittanbietern sowie Ihre Zugangsdaten landen ungefragt in der Cloud. Warum das problematisch ist haben wir bereits erläutert (Artikel: Das neue Outlook sendet ungefragt Zugangsdaten und E-Mails in die Microsoft Cloud). Wie Sie verhindern können, dass Microsoft Zugriff auf all Ihre E-Mails erhält, erfahren Sie in diesem Artikel.
Immer mehr Nutzerinnen und Nutzer wissen inzwischen, dass das neue Outlook automatisch Zugangsdaten und Kontoinformationen in die Cloud überträgt – auch von E-Mail-Konten bei Providern wie GMX, Web.de oder Hetzner. Dies geschieht laut Microsoft, um Dienste wie die zentrale Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Kontakten zwischen verschiedenen Geräten zu ermöglichen. Allerdings sorgt diese Praxis für Kritik, da sensible Daten ohne ausdrückliche Zustimmung verarbeitet werden. Gerade im europäischen Raum spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle, weshalb Transparenz und Kontrolle über die eigenen Daten unverzichtbar sind.
Outlook: Raus aus der Microsoft Cloud
Alternative 1: Einen anderen E-Mail-Client verwenden
Da es beim neuen Outlook (Outlook new) nicht möglich ist, die Synchronisation mit der Microsoft Cloud zu deaktivieren, bleibt nur die Möglichkeit, auf die klassische Outlook-Version zurückzugreifen, die weiterhin lokale Speicherung erlaubt. Alternativ kann es aber auch sinnvoll sein, andere E-Mail-Clients zu nutzen, die keine automatische Cloud-Anbindung erzwingen. Neben Outlook gibt es schließlich zahlreiche E-Mail-Clients, wie Mozilla Thunderbird, eM Client, Mailbird, The Bat!, oder auch minimalistische Lösungen wie Claws Mail. Viele sind kostenlos und bieten Funktionen wie Kalenderintegration, Verschlüsselung oder Add-ons.
Eine Migration der Daten zwischen Outlook und dem neuen Client ist nicht immer möglich. Daher bedeutet dieser Schritt einen vergleichsweise großen Aufwand. Es empfiehlt sich zunächst den neuen E-Mail-Client zu installieren, dann das Passwort Ihres E-Mail-Postfachs im Kundenmenü Ihres E-Mail-Providers zu ändern und erst dann den Account im neuen E-Mail-Client einzurichten. Das neue Passwort hinterlegen Sie dann aber nicht mehr im Outlook, denn sonst wird dieses direkt wieder in die Cloud übertragen. Ob Kalendereinträge und Adressinformationen übertragen werden können, kommt auf den gewählten E-Mail-Client an.
Wichtig: Nutzen Sie die kostenlose Outlook-App auf Ihrem Mobiltelefon, so empfiehlt es sich, diese auch zu entfernen und auch dort einen anderen E-Mail-Client zu verwenden. Andernfalls erhält Microsoft auf diesem Weg weiterhin Zugriff auf Ihre E-Mails.
Outlook: Raus aus der Microsoft Cloud
Alternative 2: Outlook classic weiterverwenden aber aus der Cloud befreien
Sollten Sie noch Outlook classic verwenden, sind Sie eventuell noch sicher. Haben Sie jedoch in der Vergangenheit der Versuchung nachgegeben, das neue Outlook über den Schiebeschalter rechts oben zu aktivieren? Selbst wenn Sie danach wieder zurück auf die alte Version gegangen sind, werden die E-Mails nun über die Microsoft-Cloud geroutet.
Das gleiche gilt, wenn Sie in Outlook die Option „Optionale verbundene Erfahrungen“ aktiviert haben oder hatten. Diese Option finden Sie unter „Datei“ -> „Office-Konto“ -> „Kontodatenschutz“ -> „Einstellungen verwalten“.
Sind Sie bereits auf Outlook new und haben Outlook classic noch zur Verfügung? Dann deaktivieren Sie Outlook new wieder über den Schiebeschalter rechts oben. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Version sie aktuell nutzen, so können Sie das anhand einer Anleitung von Microsoft überprüfen.
Optional: Mit der kostenfreien Software Wireshark, die man auf dem lokalen Client installiert, kann man überprüfen, ob der Mailverkehr direkt zwischen Client und E-Mail-Provider erfolgt oder ob sich Microsoft dazwischen geklemmt hat. In diesem Fall wird dann beim Abrufen der E-Mails in Outlook nicht mehr der E-Mail-Provider kontaktiert, sondern ein Microsoft-Server. Die einzelnen Schritte sind im Abschnit „Vertrauen ist gut…“ beschrieben.
Outlook classic: Wieder raus aus der Microsoft Cloud
Der hier beschriebene Weg erklärt beispielhaft, wie man in Outlook classic die Cloudverbindung wieder löst. Auch wenn die Anleitung möglichst präzise erklärt ist, so ist doch etwas Erfahrung im Umgang mit Outlook notwendig. Die Umsetzung erfolgt in jedem Fall auf eigene Gefahr und ein Backup der Outlook-Datei (*.ost*) kann nicht schaden. Wir gehen im Folgenden davon aus, dass Sie ein IMAP-E-Mail-Postfach bei einem Provider haben und nicht eine E-Mail-Adresse von Microsoft.
Hat man sich dafür entschieden, bei Outlook classic zu bleiben sollte man Outlook new möglichst direkt auf dem lokalen Windows-PC deinstallieren. Das geht über Einstellungen -> Apps.
Hat man in der Vergangenheit schon einmal auf Outlook new gewechselt oder die oben genannte Option aktiviert, so geht es nun darum, den Outlook-Account wieder aus den Schlingen der Microsoft Cloud zu befreien. Dies geht wie folgt:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontozugangsdaten (E-Mail-Adresse, E-Mail-Account, IMAP-Server-Adresse mit Port und Information zur Verschlüsselung, SMTP-Server mit Port und Information zur Verschlüsselung zur Verfügung haben. Da Sie im Folgenden auch das Passwort ändern benötigen Sie auch Zugriff zum Kundenmenü Ihres E-Mail-Providers.
- Stellen Sie sicher, dass in Outlook classic „Optionale verbundene Erfahrungen“ deaktiviert ist. Diese Einstellung befindet sich unter: „Datei“ -> „Office-Konto“ -> „Kontodatenschutz“ -> „Einstellungen verwalten“
- Entfernen Sie Ihr bisheriges E-Mail-Konto in Outlook classic über „Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen… -> Reiter „E-Mail“
- Klicken Sie auf die entsprechende E-Mail-Adresse und dann auf „entfernen“ und bestätigen Sie mit „Ja“.
- Ändern Sie nun das Passwort dieses E-Mail-Kontos im Kundenmenü Ihres E-Mail-Providers. Nur so verhindern Sie dass Microsoft weiterhin die E-Mails auf dem Server abholt und mit der Cloud synchronisiert.
- Richten Sie nun in Outlook classic an selber Stelle via „Neu…“ das gerade gelöschte E-Mail-Konto wieder ein. Wählen Sie unter „erweiterte Optionen“ „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“. und wählen Sie als Kontoart „IMAP“. Im Folgenden benötigen Sie die oben ganannten Informationen zur E-Mail-Adresse (IMAP-Server-Adresse , etc.).
Nachdem Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, kontaktiert Outlook classic wieder den E-Mail-Server Ihres Providers direkt und geht nicht mehr über die Microsoft Cloud. Die alten Daten (E-Mails und das alte Passwort) verbleiben jedoch – leider – in der Cloud. Versuche haben ergeben, dass die Microsoft Cloud nun über Jahre hinweg weiterhin versucht, das Postfach abzurufen. Daher ist ein Passwortwechsel so wichtig.
Für Profis: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Wer sicher gehen will, kontrolliert nun, ob sich Outlook wirklich direkt mit seinem E-Mail-Provider verbindet. Mit der kostenfreien Software Wireshark kann man dies überprüfen.
Hierzu installieren Sie zunächst die Software Wireshark auf dem selben Windows-PC auf dem auch Outlook installiert ist. Dann starten Sie Wireshark und wählen die aktuell verwendete Schnittstelle aus. Wählen Sie das WLAN-Interface, wenn Ihr PC über das WLAN verbinden ist. Ansonsten das entsprechende LAN-Interface.
Die Aufzeichnung des Netzwerkverkehrs startet dann automatisch und kann über den roten Knopf links oben gestoppt und über die blaue Haifischflosse wieder gestartet werden.
Um den relevanten Netzwerkverkehr zu sehen, stoppen Sie die Aufzeichung und ziehen zunächst die in der Spalte „Source“ angezeigt IP Ihres Windows-PCs (herauszufinden via Suche -> cmd -> ipconfig) in die grüne Filterzeile. Als „Destination“ sollen nur noch externe IPs angezeigt werden. Hierzu ziehen Sie nach und nach die lokalen IPs (beginnend mit 192.168.XXX.XXX oder 172.16.XXX.XXX oder 10.XXX.XXX.XXX) aus der Spalte „Destination“ in die grüne Filterzeile und wählen Sie dabei „… und nicht das Ausgewählte“.
Starten Sie nun wieder die Aufzeichnung über die blaue Haifischflosse. Wenn Sie nun Outlook starten und dort explizit auf „Alle Ordner senden und empfangen“ klicken, können Sie in Wireshark mitverfolgen, dass sich Windows über die (W)LAN-Schnittstelle mit verschiedenen IPs verbindet, ausgelöst durch Outlook. Nun können Sie über eine IP-Rückwärtssuche (Google Stichwort „IP Info“) herausfinden, zu wem die jeweilige „Destination-IP“ gehört.
Eintauchen in die Daten
Geben sie nach und nach die dort angezeigten IPs ein und prüfen Sie, zu welchem Unternehmen die entsprechende IP gehört. Wenn Sie bei einer häufig auftauchenden IP-Adresse den Namen Ihres E-Mail-Providers finden, können Sie davon ausgehen, dass eine direkte Verbindung zwischen Outlook und Ihrem E-Mail-Provider aufgebaut wird. Dennoch wird auch in diesem Fall mindestens eine IP von Microsoft auftauchen. Microsofts sammelt über die Domains mit der Endung „*.events.data.microsoft.com“ auch auf diesem Wege Informationen über App-Nutzung, Fehlerberichte und Authentifizierungsereignisse, um die Stabilität und Sicherheit seiner Dienste zu gewährleisten.
Fazit
Outlook ohne Cloud geht doch. Es braucht aber etwas Geschick und Know-how. Da aber Microsoft Outlook classic in den nächsten Jahren den Phase-out des klassischen Outlook plant, muss man ein Auge auf die Entwicklung und Strategie von Microsoft behalten, um seine Daten nicht ungewollt mit Dritten zu teilen.
Bine